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La falta de interoperabilidad en el intercambio electrónico de documentos limita el retorno de la inversión del proyecto

La interoperabilidad es un atributo intangible, que no percibimos menos cuando lo necesitamos. Cuando contratamos una línea para nuestro móvil, por ejemplo, nos solemos fijar más en el modelo de móvil, en el número de llamadas, la duración, los megas... pero imagine por un momento que no le permita hablar con un cliente que tenga otro operador distinto al suyo o esté en otra zona o país. La falta de interoperabilidad pasaría a ser nuestro principal problema y ni siquiera lo habíamos considerado.

Esto ocurre con más frecuencia de la que se imaginan en un entorno donde las empresas necesitan intercambiar de forma segura sus documentos y donde ha aparecido los operadores de factura electrónica y de intercambio electrónico de documentos. Y la pregunta que nos hacemos al respecto es ¿por qué es tan importante contar con un operador que nos garantice interoperabilidad?

La ausencia de interoperabilidad surge cuando una empresa no es capaz de llegar a donde quiere, ya sea a un cliente, un proveedor o un potencial socio comercial. El motivo más evidente y entendible que se suele argüir es la incapacidad tecnológica, es decir, que su operador tecnológico no cuenta con los desarrollos técnicos para abarcar todo el abanico de variantes posibles (formatos, comunicación, etc.). De modo que el eslabón tecnológico conector no funciona.

A pesar de que este problema existe, no siempre es el real. Cada vez son más los casos en los que están presentes las limitaciones de negocio. Es decir, que el operador tecnológico, teniendo suficiente capacidad técnica para interconectar, no lo permite por el modelo de negocio sobre el que se sustenta su servicio, que oculta un motivo para no estar conectado: copar una parte del mercado con la obligación de utilizar sus servicios en exclusiva.

Tipos de operadores tecnológicos

Existen varios tipos de operadores tecnológicos de factura electrónica y de otros documentos, que utilizan las siguientes excusas para justificar algún tipo de falta de interoperabilidad que les permita obligar a los usuarios a entrar en su red particular o cobrar más por el servicio:

1. Curiosamente, el primer tipo de operadores es el que utiliza como excusa las carencias tecnológicas. Los formatos, con su diferente semántica, sintaxis, etc. y el canal de envío, son las limitaciones tecnológicas que se suelen indicar. La variedad de formatos es amplia, algunos son internacionales (como el EDIFACT de Naciones Unidas), otros nacionales y otros sectoriales. Pero la realidad es que un formato válido es el que es usado de forma libre, sin requirir un coste por su uso, y el que es útil, cubriendo las necesidades del intercambio. Por tal motivo, es necesario estar preparado a una gran variedad de formatos y canales para enviarlos, y, lo que es más dificil, a estar manteniendolos en el tiempo. Algunos operadores tecnológicos no tienen capacidad de dar cobertura a los formatos y canales e intentan imponer el suyo.

2. Otro tipo de operador es aquel que pone en duda la calidad y nivel de servicio de otro operador tecnológico. No todos medimos los niveles con el mismo rasero, para unos es un éxito cuando sus sistemas están disponibles durante más del 95% del año, pero para otros roza el 99%. El término medio y las condiciones pactadas con los clientes suelen ser un buen consejero. En cualquier caso, ninguno debe ser excusa para limitar la interoperabilidad, sino que el cliente final tiene derecho a ser advertido, incluso contractualmente, de esta situación para que lo pueda tener en consideración.

3. En tercer lugar, encontramos las empresas que no conectan "porque mi cliente es quien decide por mí". En esta situación se puede dar el caso de que la interconexión esté limitada a un caso puntual...pero no a todas las interconexiones. Sonaría dificil de entender que todos los clientes de operador de tecnología se negasen a facilitar la conexión a sus socios comerciales a través de otro operador.

4. El cuarto tipo de operador responde al planteamiento de que "los clientes los he ganado yo y no tengo que compartirlos". Estamos hablando de una realidad del mercado donde un operador tecnológico consigue un cliente y se adueña de su interconexión. Este caso está íntimamente relacionado con el precio final que el cliente vaya a pagar por el servicio. Cada vez son más casos de operadores que, ofreciendo un servicio muy económico al cliente, hacen que todos sus proveedores y/o clientes se vean abocados a trabajar sólo con él y así sufragar entre todos el coste real de activación del servicio.

Además de la modificación de precios al antojo del operador, las empresas se verán inmersas en un proceso largo, costoso en tiempo, costoso en incidentes con proveedores y sin solución rentable al problema encontrado.

Esta situación va contra las leyes de la libre competencia, dado que imposibilitan la libertad de decisión de las empresas y sus proveedores al contratar un servicio que impide y restringe la competencia. Algo expresamente prohibido en la normativa.

La característica Número 1 de estos operadores es que venden su servicio con un gran número de empresas que lo utilizan, la mayoría de ellas, obligadas gracias a la falta de capacidad de decisión. Si no contrato con ellos pierdo unos de mis cliente más importante para mi negocio.

La característica Número 2 es tan sencilla como un no. Y aquí la decisión se toma sóla. Ya sea que el operador tenga una cuota de mercado grande (monopolio) y su actitud se vea limitada por un organo externo regulador, principalmente de la Administración, que definirá cómo y bajo que clausulas se deben de regir las interconexiones o bien porque en su soledad pierda clientes por su falta de conectividad.

¿Interoperabilidad, bien común o propio?

Cuando se pone en marcha un proyecto de intercambio electrónico de documentos la falta de capilaridad es unos de los principales frenos. No poder llegar a todos los clientes o proveedores es tan perjudicial como no tener una solución integrada con el propio sistema de contabilidad o facturación. Es por ello que muchas de las limitaciones de interoperabilidad vengan por ese motivo.

El ejemplo de los servicios postales puede servir de ilustración para el intercambio electrónico. Cuando en la actualidad un documento es enviado postalmente entre Birmania y España los servicios postales se relacionan entre ellos para que el documento llege a su destinatario de forma correcta. Es una necesidad social que tiene como resultado un bien común que se sustenta en un modelo de negocio costoso dado que la entrega final requiere una gran infraestructura. En un entorno electrónico la infraestructura es menor, y por ende menos costosa, además de continuar siendo un bien común.

Crear un entorno colaborativo pero al mismo tiempo competitivo es esencial para cambiar la forma de gestión tradicional a la electrónica de forma más ágil y sencilla.

Las dificultades del paso a la gestión electrónica surgen por dos motivos principales. 1-Cuando una empresa busca desarrollar una tecnología propia, se encuentra en primera instancia con una barrera tecnológica por la dificultad de la heterogeneidad de requisitos a los que hay que adaptarse en el mercado. 2. Cuando se decide por externalizar una solución, para contar con la experiencia de un colaborador, se debe tener cuidado con el operador elegido por dos motivos principales: sus limitaciones, ya sean técnicas o de negocio, y por el entorno en el que opere o le exija operar.

Hagámonos pues la pregunta, ¿Por qué debemos elegir un operador de facturas y otros documentos electrónicos que nos garantice interoperabilidad?

Quién elige una solución de emisión de facturas con una empresa que no garantiza interoperabilidad, lo que hace es comprar una solución de emisión de facturas a los que ya son clientes de este operador, limitando por tanto la herramienta, la funcionalidad y la libertad de uso del producto o servicio adquirido.

Una herramienta que sólo solucione el 10% de las posibilidades implica tarde o temprano la necesidad de un desembolso para contratar una herramienta que solucione el restante abanico de conexiones. Esta situación es más frecuente de lo que imaginamos, y resulta ilógica si tenemos en cuenta que ya existen operadores que ofrecen un servicio que cubre el 100% de las posibilidades, llegando a todas las empresas, siguiendo todos los protocolos y utilizando cualquier formato necesario, tanto los actuales como los futuros.

Un operador que se mueva en un entorno colaborativo y competitivo, que no tenga limitaciones tecnológicas, que ofrezca capilaridad como garantía de poder llegar adonde se quiera, sumado a que no imponga limitaciones de negocio, es la clave para evitar sorpresas y riesgos que pueden acarrear complicadas consecuencias.